Las tecnologías para mejorar el transporte escolar están de moda

En nuestro sector, la seguridad y la calidad del servicio de transporte son elementos de diferenciación para las empresas. Por eso las tecnologías aplicadas a la mejora de los servicios están en auge, y entre ellas y en especial, aquellas destinadas al transporte de los menores. De hecho, en los últimos tiempos se han desarrollado aplicaciones que ayudan a los operadores, colegios y padres a tener un transporte escolar más seguro y con más calidad.

La plataforma española BeeMate, presente en muchos países, se caracteriza por la capacidad de gestión de datos y personalización del servicio.

Es el caso de BeeMate,  una plataforma multidisciplinar para servicios de transporte escolar y de pasajeros desarrollada por la empresa TRANSLOCK IT, una empresa que está presente en diferentes mercados mundiales. En este caso, el objetivo de esta compañía es la óptima gestión y la eficiencia en todo lo relacionado con las operaciones de transporte, dando un servicio integral a colegios, empresas y operadores de transporte y ofreciendo seguridad y control a los usuarios y padres de estudiantes.

TRANSLOCK IT es una empresa y asesoría tecnológica española que desarrolla tecnologías y softwares en diferentes entornos y sectores, con especial enfoque en el sector del Transporte y la Logística. Entre sus últimos desarrollos, encontramos BeeMate.

Hablamos con los directivos de la empresa sobre sus servicios para el sector del transporte escolar mediante la tecnología BeeMate.
 

CB.- En primer lugar, ¿qué es BeeMate, en qué consiste esta herramienta?

B.- BEEMATE es una tecnología que digitaliza todos los procesos relacionados con el transporte escolar y pone en contacto a todos los integrantes de la tecnología (padres, conductor/monitor, alumnos, colegio/operador). Nace de la necesidad real de colegios, operadores de transporte y padres, de tener un sistema eficiente de control sobre todas sus operaciones y procesos relativos al transporte escolar.

También observábamos que los padres carecían de control suficiente sobre la actividad diaria de sus hijos en lo referido al transporte escolar, y queríamos crear una plataforma más eficaz y completa para mejorar ese control, utilizando para ello nuestra amplia experiencia en el desarrollo de tecnologías aplicadas al transporte. 

Dentro de BEEMATE hay un portal de gestión completo para el colegio o el operador de transporte, destinado a poder gestionar al cien por cien todo lo que tenga que ver con todas sus operaciones de transporte.

CB.-¿Explicadnos cómo funciona, es una App con distintas funcionalidades según seas empresa, colegio, conductor…?

BeeMate.- Nos gustaría hacer un apunte. BeeMate se enfoca en dar un servicio excepcional en colegios y en empresas de transporte que hagan rutas escolares, sin embargo, también tenemos varios operadores de transporte que hacen rutas de empleados, llevan empleados a fábricas, empresas… así como rutas turísticas, discrecionales o regulares. BeeMate también ofrece ese tipo de servicios.

Para explicar las distintas soluciones tecnológicas (Apps, portal web de administración, servidores privados…) y ver así cómo funciona BeeMate, vamos a hacerlo poniendo el ejemplo real de un colegio. En primer lugar, cada uno de los integrantes que conforman el transporte escolar tienen una App/dispositivo, una herramienta para hacer uso del transporte escolar, que permite lo siguiente:

1. Gestión de alumnos:
Los alumnos tienen una tarjeta, una pulsera o un llavero con tecnología NFC, además de códigos QR en formato pegatina, plástico, etc (que podemos diseñar con la imagen de marca que se quiera, del colegio o de la operadora de transporte). Estos elementos se pueden escanear de manera automática o mediante la acción manual del conductor/monitor. 

El alumno sube al autobús con su tarjeta NFC, o con su código QR (o en su defecto le escanean de forma manual) y se registra desde la aplicación que tiene el conductor). Nuestra tecnología está preparada para no necesitar ningún tipo de dispositivo externo o cableado adicional dentro del autobús, sin embargo, también podemos adaptarnos a los dispositivos o lectores ya instalados o deseados por el cliente.

Por su parte, el driver o conductor/monitor tiene distintas formas de iniciar sesión en su propia aplicación (BeeMate Dr App): con acceso NFC o con su usuario y contraseña.

En la App tiene una lista de todos los trayectos que tiene que hacer en su jornada. El conductor puede contactar con el colegio, el colegio a su vez con él…

2. Gestión de trayectos:
Dentro de las varias funcionalidades que posee la App para conductores/monitores, la funcionalidad que más se utiliza es el menú de trayectos. Los conductores y los monitores tienen un listado de todos los trayectos asignados, y dentro de cada trayecto verán la lista de paradas, su orden y los alumnos asociados. También tienen la posibilidad de comunicarse con los padres en caso de que pase algo.

3. Funcionalidad para padres
Previamente el colegio lo que tiene que hacer es implementar toda la información y datos que esté manejando en el portal web de administración.

El padre, ya con su acceso creado inicia sesión en la aplicación de BeeMate para padres, y aunque no esté con la aplicación abierta recibe notificaciones de cuando el alumno se sube, cuando se baja, y cuando  ha comenzado o finalizado el trayecto…

De esta forma puede ver la posición del autobús, el tiempo estimado de llegada del autobús a la parada, así como recibir notificaciones por parte del colegio si el autobús se ha retrasado. Incluso la plataforma sirve para que el colegio le pueda informar sobre cualquier otro asunto.

En definitiva, el padre tiene esa tranquilidad y puede monitorizar al autobús evitando pérdidas de tiempo. En el caso de que tenga varios hijos en diferentes colegios, si tienen BeeMate integrado, la herramienta integra toda la información en la misma aplicación/cuenta. 

Con BeeMate el padre puede monitorizar al autobús evitando pérdidas de tiempo en las paradas. En el caso de que tenga varios hijos en diferentes colegios, si tienen BeeMate integrado, la herramienta integra toda la información en la misma aplicación/cuenta. 

CB.- ¿Y qué aporta BEEMATE respecto a otras tecnologías similares?

B.- En BEEMATE estamos especializados en la gestión. Es decir, todo lo que el operador o el colegio pueda hacer con esa información. Todos nuestros clientes han descubierto el potencial que tiene administrar toda esa información, como el simple hecho de poder ponerse en contacto con todos los padres a la vez para informarles de un problema o para enviarles comunicaciones comerciales propias. También hay que tener en cuenta que la información es fundamental, especialmente para situaciones de crisis, como la provocada por el COVID, como los aforos. 

CB.- Y cuáles son las funcionalidades para el operador

B.- El operador tiene una aplicación, un portal web y un acceso privado a servidores de eventos, en los que puede gestionar o consultar detalles sobre todos los trayectos que se estén realizando en ese colegio.

En la App tiene la posibilidad de ver todos los alumnos que hay dentro de BeeMate asociados a cada trayecto. También puede ver la información de los padres en caso de que tengan que llamar por urgencia por cualquier motivo.

También hay una opción de asociación de tarjetas rápida, en caso de que a un alumno se le haya extraviado su tarjeta (el colegio tiene tarjetas extra que gestionará en caso de pérdida para ese alumno).

Además de esta App, los operadores tienen un portal de gestión repleto de herramientas, que se puede iniciar desde un ordenador, tablet o teléfono móvil. El colegio accede a este portal y tiene un sinfín de funcionalidades y herramientas de gestión. Las herramientas estrella son la mensajería con Padres y Conductores/Monitores y los Reportes de Trayectos y de Pasajeros.

BeeMate, cuando introduce un operador nuevo en un colegio, tiene que desarrollar una ficha de cliente. Uno de los datos que necesita el sistema es un email. Cuando nosotros creamos esa ficha, el administrador del colegio recibe un email dándole la bienvenida a BEEMATE, por lo que el administrador siempre está al tanto de cualquier modificación que nosotros hagamos con su perfil.

Además, siempre que gestionamos cualquier tipo de cambio, por ejemplo cambiamos el trayecto de algún alumno o le cambiamos la parada porque esa parada ya no se va a hacer y se va a hacer otra parada o al conductor, se cambia la hora del trayecto, la parada…, los usuarios siempre estarán informados vía email de esos cambios. 

Por supuesto, el operador también tiene la posibilidad de monitorizar su flota, ver en todo momento dónde se encuentran los conductores y los autobuses. Por ejemplo, si los conductores no comienzan o finalizan los trayectos en tiempo, lo va a saber al momento gracias a las alertas que se generan, pudiendo tomar soluciones inmediatas.

CB.- ¿Qué datos se introducen en el sistema?

B.- En primer lugar, hay crear los conceptos de ruta, a las rutas tenemos que asignarles las paradas, a las paradas les tenemos que poner una dirección, una ubicación exacta en el mapa para que el padre sepa cuál es la posición exacta y sepa dónde tiene que ir. Tenemos muchos colegios internacionales que los padres no conocen bien la zona y esta aplicación les viene muy bien.

Primeramente, incorporamos la información de las rutas, luego las paradas, gestionamos la información de esas paradas, ordenamos las paradas, asociamos las distintas rutas, luego tenemos que hacer una carga de datos de los vehículos que se estén utilizando dentro del colegio. Esos vehículos tienen distintos detalles (aforo, características, matrícula y cualquier dato que podamos adjuntar), cuanto más completa sea la plataforma mejor administrada estará. 

Y luego continuamos con los conductores y los monitores, les damos de alta en el sistema. Con sus datos creamos los perfiles, reciben un mail y luego creamos lo que nosotros denominamos trayectos.

CB.- En qué se diferencian las rutas y los trayectos

B.-Los trayectos es la configuración de una ruta con sus paradas, un conductor, un autobús, un horario, etc. Esos trayectos posteriormente se asocian a los alumnos.

Cuando se crean los trayectos los conductores reciben un email en el que se les informa de cuáles son las tareas que tiene que realizar, es decir qué trayecto tiene.

Seguidamente hay que incorporar todos los alumnos que van a utilizar el sistema de BeeMate.

Normalmente son todos los alumnos de un colegio.

La subida de datos se puede hacer de forma manual o automatizada. Tenemos varias tecnologías para para automatizar e integrar nuestra propia tecnología con las de las de otros servicios que puedan estar utilizando los clientes. Tenemos operadores que tienen varios miles de usuarios entonces hay que crear los perfiles en masa, para ello tenemos una herramienta de carga masiva de datos, que pueden crear y a la vez asociar elementos en el sistema. 

Una vez tenemos estos datos podemos gestionarlos y para ello tenemos distintas herramientas. 

Imaginémonos que estamos administrando 15 autobuses dentro de un colegio. Esto genera gran cantidad de problemas operativos que BeeMate soluciona, por lo tanto también tenemos que administrar las entradas a taller de los autobuses y sus revisiones. Así en caso de revisión o avería, tenemos la posibilidad de desactivar ese autobús y asignar otro autobús a ese trayecto. Al igual que si un conductor/monitor presenta una baja, el sistema nos tendrá que guiar para asignar el recurso adecuado.

Empieza la operativa. Los trayectos comienzan, se finalizan, los conductores utilizan la aplicación, los alumnos se escanean dentro del autobús automáticamente o de forma manual, los padres reciben notificaciones, consultan la posición, llegan a la parada en el tiempo estimado, se comunican con el colegio… Y acaba el día.

El operador puede ver absolutamente todo lo que ha ocurrido en ese día y en un histórico de días. Es decir, puede ver algo que ha pasado hace cuatro meses en un día concreto, y además puede exportar esos informes y ofrecerlos a quién los solicite o considere.

Por supuesto, el operador también tiene la posibilidad de monitorizar su flota y así podemos ver en todo momento dónde se encuentran los conductores y los autobuses. Por ejemplo, si los conductores no comienzan o finalizan los trayectos en tiempo, lo va a saber en el momento pudiendo tomar soluciones inmediatas.

Digamos que, sobre todo, hablamos de una herramienta muy potente, que sirve para operadores de transporte y para colegios, como una herramienta de comunicación. 

El operador puede ver absolutamente todo lo que ha ocurrido en ese día y en un histórico de días. Es decir, puede ver algo que ha pasado hace cuatro meses en un día concreto, y además puede exportar esos informes y ofrecerlos a quién los solicite o considere.

Protección de datos
A parte de toda esta gestión es muy importante saber de qué forma nosotros protegemos la información de nuestros colegios y de nuestros operadores.

En España cumplimos la LOPD que es muy restrictiva y, por lo tanto, cumplimos también la ley de Protección de Datos europea (RGPD). 

De hecho, toda la información que manejamos, dependiendo de distintos protocolos, se encripta y no tenemos información a la misma. Es decir, esa información es del colegio y de nadie más. 

CB.- Y qué nos dicen del tiempo de implantación

B.- Esto depende sobre todo de cómo el cliente tiene organizados sus datos. Tenemos operadores muy diversos en diferentes países del mundo. De hecho, incluso hay operadores que no saben ni dónde están las paradas de los autobuses. Hay casos, por ejemplo, en los que nos solicitan que organicemos sus datos por ellos y extraigamos toda la información posible tras unos días de prueba con ese operador, ya que, por ejemplo, incluso desconocen dónde están ubicadas las paradas de las rutas. Pero, si el operador tiene toda esa información, ya la tiene administrada y bajo control, simplemente hay que subir esa información al sistema y la implantación es cuestión de minutos.

CB.- ¿En qué diríais que se diferencia vuestra tecnología de otras?

B.- En lo que realmente nos diferenciamos es en la gestión de absolutamente toda la información que se está generando en el sistema, en la gestión de la lógica de tareas y la asignación de recursos dentro de una operativa, y también la asistencia que le damos a nuestros clientes.

Esas tres cosas, la gestión; el control total de la gestión de una operativa y el equipo que hay detrás, ya que siempre estamos para dar asistencia a todos nuestros clientes, tanto asesoría, como consultoría, como a nivel técnico. Y por supuesto,  las adaptaciones que hacemos en base a las necesidades que tienen o les van surgiendo, digamos que le ofrecemos una herramienta personalizada.