“transformación digital” suena a palabra de moda que te sueltan en cada congreso, lo sé. Pero dejadme traducirlo a algo concreto: significa aprovechar la tecnología para hacer las cosas mejor. Más conectados, más rápidos, más inteligentes en la gestión del día a día. Agustín Eugenio, CEO SINFE.
El siguiente articulo fue presentado por Agustín Eugenio, fundador y CEO de Soluciones Informáticas Europeas, una empresa de software especializada en soluciones de gestión empresarial (entre ellas un ERP) para el transporte público desde hace 37 años. La ponencia se presentó en el espacio Digital Motor de ZF este pasado miércoles, 23 de abril, en MOTORTEC.
Personalmente, a lo largo de todo este tiempo, he tenido la oportunidad y suerte de haber trabajado y aprendido de dos generaciones de transportistas. Porque no lo olvidemos, el tejido empresarial de este sector en España (existen cerca de 4.500 empresas inscritas en el Reino de España en epígrafes de transporte de viajeros en autobús y autocar) está formado por innumerables empresas familiares (más de un 85%, de las cuales un 60% emplea menos de 50 trabajadores) que han conseguido consolidarse y en muchos casos crecer hasta formar grupos empresariales y que merecen todo mi respeto y admiración.
El lema de mi ponencia es “Juntos llegamos más lejos”. Para nosotros no es sólo un eslogan bonito, sino una realidad, en la que nos hemos basado durante toda nuestra trayectoria profesional. Significa que la colaboración es la clave: empresarios, sus directivos, mandos intermedios, jefes de tráfico, conductores, jefes y personal de taller, personal de oficina, proveedores tecnológicos, empresas de transporte colaboradoras, plataformas web de comercialización, la UE, el Estado y Administraciones Públicas y por supuesto, nuestros clientes y viajeros. Solo si todos remamos en la misma dirección lograremos una movilidad más eficiente y sostenible. La transformación digital no va de máquinas sustituyendo personas; va de personas + tecnología trabajando en equipo.
Quiero empezar planteando el contexto. Nuestro sector de transporte de viajeros por carretera está viviendo cambios y desafíos enormes, pero también oportunidades increíbles. Venimos de años complicados – ya sabéis, una pandemia que nos dejó los autocares parados, cambios en los hábitos de movilidad, la guerra en Ucrania y la subida del precio de los combustibles, la falta de conductores y vehículos, la presión por la transición energética, normativas cada vez más exigente… Y ahora, en plena recuperación, la demanda sube con fuerza, gracias también a las medidas para fomentar el uso del transporte público colectivo promovidas desde Europa, el Ministerio de Transportes y las Comunidades Autónomas. El resultado, pues que en 2024 se logró la cifra récord de 3.366 millones de viajes en autobús
en España. Sí, habéis oído bien: más de 3.300 millones de usuarios el año pasado. Eso supone casi el 61% de todos los desplazamientos en transporte público ¡El autobús sigue siendo el rey! Son buenas noticias: significa que cada vez más gente confía en nuestros servicios. Pero también implica una responsabilidad enorme: gestionar eficientemente ese volumen de viajeros y hacerlo de forma sostenible y con buena experiencia para el usuario.
Esto en que se traduce: pues en eficiencia operativa, sostenibilidad y experiencia del viajero, todo a la vez.
¿Y cómo logramos ese milagro? Pues una gran parte de la respuesta es transformación digital. Vale, “transformación digital” suena a palabra de moda que te sueltan en cada congreso, lo sé. Pero dejadme traducirlo a algo concreto: significa aprovechar la tecnología para hacer las cosas mejor. Más conectados, más rápidos, más inteligentes en la gestión del día a día. En nuestro mundo del transporte, esto se consigue con sistemas de gestión empresarial especializados, integrándose con otras herramientas tecnológicas, que nos permiten que todas las áreas de la empresa “hablen” entre sí en tiempo real: operaciones, tráfico, mantenimiento, finanzas, comercial, atención al cliente… ¡hasta los conductores y los
viajeros a través de sus apps! Todo el mundo en sintonía. Se acabaron esas situaciones de “la mano derecha no sabe lo que hace la izquierda”.
Estoy seguro de que más de una y uno aquí ha hecho malabares con mil hojas Excel, WhatsApp y llamadas para cuadrar turnos o para saber si ese autobús que estaba en el taller ya salió o no, os sí algún colaborador puede cubrir un servicio de última hora o que me ha dejado tirado. Es normal; así se ha trabajado toda la vida. Pero con un buen sistema integrado, todas esas piezas encajan de forma automática. Por ejemplo, cuando comercial mete un nuevo servicio, Operaciones ya lo ve venir y sabe que tendrá que preparar los recursos necesarios para ajustar su hoja de servicios; si Taller marca un vehículo como en reparación, el de Planificación de Rutas ya no lo tiene en cuenta para mañana; si Tráfico retrasa una salida 15 minutos, Atención al Cliente en cada base lo sabe al momento y puede informar a los viajeros. Un ERP de transporte, une: gestión de flotas, planificación de rutas, control de costes, mantenimiento, recursos humanos, reservas y más en una sola plataforma. Todo centralizado. Entramos de lleno en la era del “todo en tu móvil, Tablet, pc o portátil y en tiempo real”.
¿Y qué logramos con esto? Mejorar la eficiencia operativa, aumentar la sostenibilidad y brindar mejor experiencia al viajero, justo los tres ejes que mencioné. Voy por partes:
- Eficiencia operativa: Integrar sistemas implica optimizar operaciones. Al coordinar mejor, evitamos errores y tareas duplicadas. El flujo de la información viaja a través de los distintos departamentos de la empresa, aportando a cada uno de ellos la información precisa y necesaria que necesita en cada momento. El valor de la información, el valor del dato se consume en el preciso instante en el que éste tiene mayor relevancia. Y además se propaga de forma automática llegando a todo el mundo. Comercial, por ejemplo, conoce con exactitud el volumen de reservas y servicios contratados con mucha antelación. En un panel gráfico muy intuitivo puede de un vistazo conocer la demanda anticipada que hay en los próximos días o semanas, discriminando por tipo de servicio, por categoría y plazas del vehículo, por duración, etc. Esto permite ajustar la oferta a lo que realmente puede absorber y realizar la empresa o, como está comenzando a suceder, elegir el tipo de servicio que más le pueda interesar realizar a la empresa de los que se le está solicitando. Esto hace pocos años era impensable. Por ejemplo, el decir NO, No puedo realizar el servicio (con información precisa de que es ASÍ porque no puedo conseguir vehículos ni conductores para esa fecha) ante la petición de un cliente, es una realidad a la que no estamos acostumbrados y que durante el año 2024 se ha producido en multitud de ocasiones y que está comenzando a suceder ahora que comienza la temporada alta. Operaciones, dispone de información y herramientas para poder planificar la hoja de servicios de una forma más eficiente, conoce el estado y disponibilidad de todos los recursos propios. El sistema le propone, cuando la naturaleza de los servicios lo permite, unos turnos de trabajo muy estudiados, que encajan como un guante con los conductores y vehículos disponibles, respetando tiempos y descansos, en unos e inmovilizaciones y uso responsable, en otros. Y por si fuera poco, toda esta información llega al móvil de cada conductor para que conozca con exactitud su jornada de trabajo y la valide, además claro, de disponer de información clara de
cuándo descansa, sus días libres, de las dietas y extras que lleva acumulados pendientes de liquidación, etc… Ahhh ¡!, se me olvidaba, toda la información documental que pueda necesitar un conductor para la prestación de un servicio, la tiene disponible online desde su móvil en formato digital (también para proporcionársela a la autoridad de inspección si se requiere). Y también nos llega la información pormenorizada de los tiempos de tacógrafo desde los tacógrafos digitales,
para así poder establecer con exactitud el cómputo total de horas trabajadas y el registro oficial de la Jornada Laboral diaria y mensual de cada conductor. Tremendo. Y mencionar brevemente la eficiencia que nos proporciona el realizar los procesos administrativos (facturación, gestión de tesorería, gestión de proveedores, liquidaciones de colaboradores, liquidación de la parte variable de la nómina de los conductores, remisión de datos automatizados de facturación a la Agencia Tributaria, etc.) con unos simples clics del ratón. Esto es real. Desde que un comercial introduce
una reserva (esto, si es que no ha llegado digitalmente desde una plataforma de reservas o desde la web de un tour operador y ha entrado directamente en el sistema, por ejemplo) el dato viaja por todos los departamentos que lo van utilizando para cumplir su función, hasta que se realiza el servicio, se factura, se contabiliza, y…., todo lo que imaginen que se pueda hacer, de una forma eficaz y eficiente y totalmente automatizada y digital ¡Eso creo que un Excel difícilmente lo consigue, un buen ERP sí! Y eficiencia suele ser sinónimo de ahorrar dinero (que a nadie le amarga un dulce). Un ejemplo sencillo: optimizar rutas para reducir kilómetros en vacío significa ahorrar combustible, y con el precio del diésel… pues tu contable estará feliz y el planeta también. Somos Empresarios y necesitamos conocer la Rentabilidad de nuestra empresa:
Dirección tiene acceso de forma inmediata y precisa a la cuenta de explotación de la empresa. Todos los datos que se generan en el día a día, se unifican, conjugando ingresos, gastos, kilómetros recorridos, combustible consumido, tiempos de todo tipo, tipo y categoría del vehículo utilizado, naturaleza del servicio realizado… para proporcionarnos puntualmente unos indicadores claros (KPIs) de la salud de nuestra empresa. - Sostenibilidad: Justo, hablemos del planeta . Ser eficientes nos lleva a ser más sostenibles. A veces pensamos en sostenibilidad y nos vienen autobuses eléctricos, híbridos o de gas, que están muy bien, pero la gestión es igual de importante. Un motor bien mantenido contamina menos; una ruta bien planificada consume menos combustible; si gracias a la tecnología logramos que más gente use el autobús en vez de su coche, reducimos la huella de carbono. Un buen ERP integrado con tecnología embarcada, te ayuda a monitorizar en tiempo real consumos y emisiones, planificar
mantenimientos para que los vehículos siempre estén “finos” y hasta programar la carga de autobuses eléctricos en horas de baja demanda. Y os digo más: las administraciones están cada vez más pendientes de esto de la sostenibilidad. Nos van a pedir datos, certificados, compliance… Mejor tener todo controlado con ayuda digital que andar buscando papeles. Aquí la tecnología es nuestra mejor aliada para cumplir normativas medioambientales sin volverse loco. - Experiencia del viajero: No nos olvidemos de nuestro pasajero, que es el centro del negocio. Un viajero satisfecho no solo vuelve, ¡también nos recomienda! Hoy los usuarios son muy digitales; muchos compran el billete con el móvil, o realizan una reserva de un traslado, se informan en redes, quieren WiFi en el bus, enchufe para el portátil… Sus expectativas han subido. Con sistemas integrados podemos mejorar la calidad de servicio de cara al viajero de varias formas. La más evidente: información en tiempo real. Si por ejemplo nuestro sistema detecta que el autobús va con retraso porque hay un atasco monumental antes de entrar a Madrid, podemos avisar al instante a los viajeros vía una app o SMS. La diferencia es enorme: no es lo mismo llegar 15 minutos tarde y cabreado porque “no sabías nada”, que llegar 15 minutos tarde pero tranquilo porque te avisaron y la espera no ha sido con tanta incertidumbre. También la venta de billetes se hace más fácil: reservas en línea, gestionas cambios sin llamadas interminables… En resumen, un servicio más ágil, puntual y transparente. Y eso, en plena era de la inmediatez, se valora muchísimo.
Hasta aquí, la teoría suena muy bien, ¿verdad? Eficiencia, sostenibilidad, clientes felices… ¿Dónde está la trampa? Bueno, no hay trampa, pero sí un desafío: poner todo esto en marcha en la vida real. Y ahí es donde vuelvo al lema: “Juntos”. La tecnología por sí sola no hace magia, necesita que las personas la adopten, la usen bien y confíen en ella. La transformación digital es un viaje, no un botón que apretamos. Requiere liderazgo, compromiso, formación y paciencia.
Os voy a contar una historia. Hace aproximadamente un año comenzamos a implanta un ERP en una empresa de cierta complejidad (cuatro bases de tráfico, dos talleres, realizando servicios escolares, de transporte de empleados, discrecionales, y líneas regulares de medio y corto recorrido). Los primeros meses fueron intensos. Hay que conocer el punto de partida, dónde estamos y a donde queremos llegar. Hay que diseñar un plan para llevarlo a cabo (plan estratégico), involucrar y comprometer a todos los actores y empezar a dar un paso detrás de otro. Poco a poco, todo va encajando. Y los resultados empiezan a llegar, algunas veces pronto, otras, tardan un poco más. La empresa comienza a trabajar de forma unificada, con información en tiempo real y centralizada. ¿Qué vamos obteniendo? - Visión global: Cada base y cada departamento dispone ahora en sus pantallas de un “panel de control” con la información que requiere de toda la empresa. Pueden ver, por ejemplo, en vivo cuántos autobuses de cada base están en servicio, cuántos en mantenimiento, si alguna ruta va con retraso, cuántos billetes se han vendido hoy en cada línea… ¡Todo sin levantar el teléfono! Esto permite tomar decisiones ágiles.
- Mantenimiento predictivo: Los vehículos ahora llevan dispositivos que envían datos al ERP. Si un vehículo lanza una alerta de presión de aceite baja en el motor. El sistema lo capta y el jefe de taller recibe una notificación inmediata (sea de una base o de otra). Se inmoviliza ese autobús antes de que sufra una avería grave. ¿El resultado? En vez de un motor gripado en plena ruta (y 50 pasajeros enfadados esperando en la cuneta), se convierte en una reparación preventiva en el taller. Se han cambiado un par de piezas antes de que fallaran del todo. Esto ha supuesto un ahorro de dinero (avería evitada es dinero ahorrado) y encima fiabilidad: este bus al día siguiente estará de nuevo operativo. Hemos pasado del “antes íbamos a fallo, ahora nos adelantamos a los problemas”.
- Comunicación al viajero: Al implementar un sistema de información al pasajero, por ejemplo, si un día, un autobús de línea regular se queda atascado por un accidente en carretera y acumula 20 minutos de retraso. Automáticamente, el sistema puede enviar un mensajes SMS o notificación a los viajeros (registrados o con compra anticipada y autorizando este canal) que esperan en las paradas siguientes informando del retraso y pidiendo disculpas. Parece un detalle pequeño, pero los viajeros lo agradecen enormemente.
De hecho, en estos casos, se suelen evitar reclamaciones y quejas por retraso, porque el viajero se siente atendido e informado. Esto es mejorar la experiencia del viajero de forma muy tangible. - Unificación de procesos: Todos los departamentos trabajan coordinados. Si el departamento comercial introduce un nuevo contrato grande (por ejemplo, los traslados de un congreso), todas las áreas relevantes y las bases que puedan estar implicadas, se enteran al momento: tráfico lo ve y reserva autobuses y conductores, mantenimiento planifica una revisión extra si hace falta, administración prepara la facturación… Todo el mundo juega con la misma información. Antes, esa comunicación interna dependía de emails, WhatsApp o llamadas que podían llegar tarde (o perderse en el limbo). Ahora es automático.
¿Y qué ha logrado la empresa con todo esto? En poco más de un año, se ha mejorado la eficiencia operativa y se están produciendo ahorros: se han reducido los kilómetros en vacío reorganizando rutas y turnos de trabajo, se ha conseguido bajar el gasto en combustible y realizar menos horas extra imprevistas de conductores (porque la planificación mejora). Más seguridad y fiabilidad: las averías en ruta bajan también gracias a ese mantenimiento predictivo y preventivo y a detectar problemas antes. Clientes más satisfechos: se refleja en las encuestas que realiza la empresa y lee los comentarios, ahora la empresa puede presumir de puntualidad e información clara. Y algo muy importante: el equipo humano está más tranquilo y contento. Al principio se tiene miedo al cambio, sí, pero una vez ha comenzado el viaje, nadie quiere volver al “método antiguo”. Un mecánico veterano un vez me dijo “Al principio no me fiaba de que el ordenador me dijera cuándo cambiar una pieza… ahora bendigo la alerta porque me ahorra sustos. Los conductores también valoran que, por ejemplo, reciben sus asignaciones y cambios en una app sin que les mareen a llamadas fuera de horario. Al final, la tecnología bien aplicada quita estrés. Y el empresario, bueno, esto es un decir, ahora puede dormir un poco más tranquilo por las noches con la tranquilidad de que sabe que el sistema avisará a quién proceda si algo va mal, y si no hay alertas… ¡es que todo va bien!”.
Esta historia es un caso de éxito real que muestra justamente el poder de esa transformación digital cuando se hace en equipo. Porque aquí la tecnología fue la palanca, sí, pero el motor fueron las personas. Sin el liderazgo de un o una empresaria empujando el proyecto, sin la implicación de sus mandos intermedios aprendiendo la nueva herramienta, sin los conductores y mecánicos adaptándose y dando Feedback, no habría funcionado. Y también sin el apoyo cercano de los proveedores tecnológicos para ajustar dispositivos y software a las necesidades de la empresa, formar al personal y acompañar en los momentos de “¿y ahora cómo hacemos esto?”. Vamos, que “Juntos llegamos más lejos” quedó demostrado. Juntos = la empresa de autobuses + su gente + la tecnología + quienes la implementan. Cada uno aportando su parte.
Y ese es, en el fondo, mi mensaje principal. La colaboración y la innovación van de la mano. Si queremos un transporte de viajeros más eficiente y sostenible, no podemos hacerlo solos ni de forma aislada. Necesitamos directivos con visión para invertir en mejoras, empleados con ganas de aprender y aportar, administraciones públicas que nos faciliten la transición y empresas tecnológicas que entiendan el sector (que hablen vuestro idioma, no solo el binario). Cuando todos esos planetas se alinean, ocurren cosas fantásticas como la historia que os he contado
Para terminar, os animo a reflexionar: la transformación digital no es un lujo ni algo que “ya veremos en el futuro”. Es una necesidad del presente. Y la buena noticia es que no estamos ante algo teórico, es muy real y alcanzable. Ya muchas empresas lo están logrando. No importa el tamaño: tanto si tenéis 5 autobuses como 500, podéis dar pasos para uniros a esta revolución. Empieza por pequeños cambios: digitalizar tal proceso, eliminar papel aquí, conectar esta parte con aquella… poco a poco. Y veréis resultados. Y una vez que empezamos, no volvemos atrás.
Nuestro sector ha sido tradicional, sí, pero también ha sabido innovar cuando tocaba. Ahora toca hacerlo de nuevo con las herramientas digitales a nuestro alcance. Pensemos en los beneficios: empresas más rentables, operaciones más seguras y eficientes, un transporte más verde y viajeros más satisfechos. En definitiva, un negocio preparado para el futuro y un servicio público de calidad.
No lo olvidemos: “Juntos llegamos más lejos”. Es más que un lema para esta evento; es casi una filosofía de trabajo que puede impulsarnos a todos. Sumemos fuerzas entre todos los actores del transporte de viajeros para abrazar la transformación digital y la innovación. Veréis que el camino, aunque tenga curvas, merece la pena.